Kontakt z wykładowcą nie zawsze może mieć miejsce twarzą w twarz. Czasem konieczny jest mail do wykładowcy. Ten jednak budzi powszechną konsternację wśród studentów. Nie zawsze wiadomo, jak zwracać się do danego pracownika uczelni czy jak sformułować swoją prośbę do niego. Poniższy artykuł postara się wyjaśnić, jak napisać mail do wykładowcy. Przedstawiony zostanie także przykładowy mail do wykładowcy.
E mail do wykładowcy – w jakich sytuacjach?
W większości przypadków student kontaktuje się z wykładowcą na zajęciach. Zadaje mu pytania w ich trakcie, ewentualnie podchodzi ze swoją sprawą chwilę po nich. Innym wariantem są konsultacje, który każdy pracownik uczelni powinien oferować co najmniej raz na tydzień. Jednak kiedy powstaje konieczność napisania maila? E mail do wykładowcy pisze się przykładowo, by przesłać mu projekt czy pracę dyplomową – tych od dawna nie przekazuje się bowiem w formie fizycznej.
Sprawa może także dotyczyć umówienia się na konsultacje. Student czegoś nie rozumie i chciałby w rozmowie jeden na jeden poprawić stan swojej wiedzy. Maila można wysyłać także, by usprawiedliwić nieobecność na zajęciach. Zwłaszcza, jeśli z jakiegokolwiek powodu przekroczyło się limit absencji nieusprawiedliwionych.
Warto także wspomnieć, że maile do wykładowców należy wysyłać z poczty uczelnianej. Każda szkoła wyższa zakłada pracownikom i uczniom adresy mailowe, które służą do komunikacji w murach uniwersytetu. Mail do wykładowcy ze skrzynki prywatnej może trafić do folderu „spam” i nigdy nie doczekać się odpowiedzi.
Jak napisać mail do wykładowcy? Mail do wykładowcy przykład konstrukcji
Przede wszystkim warto sprawdzić jego tytuł naukowy. Jest on dostępny na właściwej stronie internetowej uczelni lub też w planie zajęć studentów. Przecięty wykładowca jest bardzo przywiązany do swojej tytulatury – w końcu wiele lat na nią pracował. Bo to od tytułu (przykładowo: „Szanowny Panie Doktorze) rozpoczyna się mail. Tu warto wyjaśnić kilka niuansów:
- do doktorów habilitowanych zwracamy się per „Panie Doktorze”,
- do doktorów habilitowanych będących profesorami nadzwyczajnymi: „Panie Profesorze”,
- do profesorów – „Panie Profesorze”.
Zwyczajowo zwracamy się tytułem. Jeśli wykładowca jest równolegle dziekanem czy dyrektorem instytutu, nie zwracamy się funkcją.
Mail powinien być także krótki. Zazwyczaj kilkunastu studentów jednocześnie ma sprawę do danego wykładowcy. Za duża długość wiadomości może odstraszyć wykładowcę, albo przynajmniej znacząco wydłużyć czas odpowiedzi.
Mail do wykładowcy jest tak naprawdę listem, tyle że nie na papierze. W związku z tym powinien zakończyć się jak list. Przykładowym zakończeniem może być „Pozdrawiam, [imię i nazwisko nadawcy]”.
Wykładowcy często prowadzą zajęcia na kilku kierunkach i rocznikach naraz. Z tego powodu mail do wykładowcy powinien zawierać informację, kim jest nadawca. Warto przedstawić się jako, dajmy na to „student grupy 3 (dotyczy wyłącznie ćwiczeń), 2 roku studiów dziennych magisterskich na kierunku Biologia”. Najlepszą praktyką jest umiejscowienie jej od razu po nagłówku. W ten sposób sytuacja od razu będzie jasna dla odbiorcy.
Przykładowy mail do wykładowcy
Przyjrzyjmy się teraz, jak mógłby wyglądać mail do wykładowcy, od wstępu do zakończenia. Na potrzeby demonstracji załóżmy, że pracujący student chciałby skorzystać z konsultacji, ponieważ nie zrozumiał z ostatniego wykładu absolutnie nic.
„Szanowny Panie Profesorze,
Jestem studentem dziennym II roku I stopnia na kierunku Biologia. Podczas ostatniego wykładu z przedmiotu Anatomia Człowieka miałem duży problem ze zrozumieniem ogółu materiału. Chciałbym spytać, czy na swoich środowych konsultacjach za dwa tygodnie (za tydzień niestety pracuję) byłby Pan w stanie poświęcić mi swój czas i wytłumaczyć mi wszystko raz jeszcze.
Z wyrazami szacunku,
Jan Kowalski”
Jak widać, mail zawiera wszystkie podane w poprzednim nagłówku wymagania formalne. Student zwraca się właściwym tytułem. Następnie ogólnikowo wyjaśnia, kim jest. Równie zwięźle przedstawia swoją prośbę i uprzejmie kończy swoją wiadomość. Jego mail do wykładowcy przykład nie bombarduje odbiorcy zbędnymi szczegółami, a także bardzo szybko przechodzi do zasadniczej prośby.
E mail do wykładowcy bez odpowiedzi – co robić?
Wykładowcy to ludzie zajęci, nie należy więc spodziewać się natychmiastowej odpowiedzi. Piszemy w sprawie pracy dyplomowej? Pamiętajmy, że wykładowca ma studentów na obu stopniach studiów, studiach anglojęzycznych, stacjonarnych, zaocznych i wieczorowych. I że na każdym z tych kierunków może mieć seminarzystów. Jednak co robić, jeśli wykładowca odpowiada po dwóch miesiącach?
Można spróbować wysłać mail do wykładowcy z uprzejmym ponagleniem – być może mail zaginął w skrzynce odbiorczej. Można także próbować podejść do wykładowcy w czasie zajęć i zapytać, z czego wynika zwłoka. Jeśli wykładowca natomiast nie może odpowiedzieć z przyczyn zdrowotnych, warto znaleźć drugiego o podobnym obszarze zainteresowań naukowych czy też przełożonego odbiorcy pierwotnej wiadomości.
Zobacz – kto to promotor i jak go wybrać?
