W dniu dzisiejszym do dziekanatu przyszła studentka, która zmieniła stan cywilny i chciała w związku z tym zmienić swoje dane w dziekanacie. Na potwierdzenie tej zmiany przyniosła dwa dokumenty: swoją starą legitymację (starą w tym sensie, że wystawiona była na jej panieńskie nazwisko) oraz nowy dowód osobisty (z nowym dwuczłonowym nazwiskiem). Na podstawie tych dwóch dokumentów można by stwierdzić, że jest to ta sama osoba, a porównując daty wystawienia obu dokumentów określić, które nazwisko jest aktualne. Problem – i nasze nieporozumienie – polegało na tym, że to nie wystarcza do zmiany danych w aktach osobowych.

Podstawą zmiany danych osobowych jest akt zawarcia związku małżeńskiego albo decyzja administracyjna. Co więcej, muszą to być oryginały (poświadczone na miejscu za zgodność z oryginałem), a nie skan czy kserokopia. Wynika to nie z regulacji wewnętrznych uczelni, co z dokumentu wyższego, a konkretnie Rozporządzenia Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, a konkretnie § 15.2, który brzmi:

W przypadku gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 9 ust. 1, wystawia się na nowe imiona lub nazwisko, z tym że indeks na nowe imiona lub nazwisko wystawia się na wniosek studenta (…) Nowe imiona lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.

Innymi słowy – choć wspomniana studentka uważała, że to absurd – podstawą do zmiany danych osobowych nie może być nowy dowód osobisty. Z ciekawości poznawczej i chęci zapoznania się ewentualnie z innymi rozwiązaniami w tym zakresie skonsultowałam sprawę zmiany nazwiska na naszym zamkniętym forum dyskusyjnym pracowników dziekanatów – w ciągu godziny uzyskałam kilkanaście potwierdzeń, że taki sposób procedowania jest słuszny, łącznie ze wskazaniem podstaw prawnych (dziękuję! :)). Konieczność dostarczenia aktu ślubu lub decyzji z USC ma także uzasadnienie praktyczne, albowiem zmianę danych osobowych wpisuje się do POLonu i trzeba wówczas podać datę tej zmiany (a tej z nowego dowodu osobistego nie da się uzyskać).

Z ciekawostek, ponoć na politechnikach nierzadko zdarza się, że o zmianę nazwiska w związku z zawarciem związku małżeńskiego występują nie studentki, a studenci – ale może wynika to z faktu, że to właśnie oni stanowią zdecydowaną większość studiujących.

(Visited 1 239 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
prof. SGH dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, Kolegium Ekonomiczno-Społecznego SGH

Ostatnie wpisy Katarzyna Górak-Sosnowska (zobacz wszystkie)