Na ostatnim zebraniu ewidentnie wpadliśmy w pułapkę myślenia schematycznego. Sprawa dotyczyła wyodrębnienia z systemu studentów spełniających kryterium X i sprawdzenia, co i jak. Problematyczne było jednak to, że sprawdzenie należało gdzieś odhaczyć, aby za jakiś czas nie sprawdzać tego samego ponownie. Schemat polegał na tym, że tradycyjnie zaczęliśmy poszukiwać rozwiązania w ALBS, czyli naszym wewnętrznym programie do obsługi toku studiów wyobrażając sobie kolejny checkbox do zaznaczenia. Wkrótce jednak okazało się, że skoro jest to populacja rzędu kilkunastu dziesiątek studentów, znacznie lepszym rozwiązaniem byłoby spisywanie ich w arkuszu Excel.

Czasami proste rozwiązania, często darmowe są pod ręką lub czekają w Internecie na ich fajne wykorzystanie. Dziekanat, który korzysta z nich w bardzo dużym stopniu do usprawnienia sobie pracy i umilenia życia studentów mieści się na Wydziale Finansów i Ubezpieczeń Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.

Do układania harmonogramu obron służy kalendarz w Google – dziekanat udostępnia konkretne dni, a promotor wie z czego może wybierać i daje znać. Oczywiście bywa i tak, że promotor dzwoni do dziekanatu niezależnie od dostępnych terminów, jednak tak czy inaczej jest to spore odciążenie.

W pełni wykorzystywane są możliwości Google Drive i Google Photos, zwłaszcza że pracownicy dziekanatu robią zdjęcia studentom przed i po obronie (nie wiem, jak dają radę, zwłaszcza w październiku, ale dokumentacja jest naprawdę bogata). Zdjęcia dostępne są na dziekanatowym dysku Google. Później z tych zdjęć robiony jest film, który jest puszczany na rozdaniu dyplomów (również dokumentowanym zasobami fotograficznymi dziekanatu), a na drugim ekranie wyświetlane są nazwiska absolwentów (na bazie prostego kodu html – nieco przestarzałego marquee). Najlepsi mają dodatkowo podkład muzyczny We are the champions, a na koniec wszyscy żegnani są Time to say goodbye. Dodatkowym miłym i pożytecznym elementem tej uroczystości, który podkreśla mgr Alina Kowolik, kierowniczka dziekanatu, jest to, że świeżo upieczeni absolwenci przynoszą na uroczystość słodycze, które przekazywane są dla dzieci z domu dziecka.

Time to say goodbye nie oznacza, że kontakt z wydziałem urywa się. Dziekanat przygotowuje bowiem i rozsyła ankiety dla absolwentów w Google Forms, dzięki czemu, wiadomo, co absolwenci myślą o Uniwersytecie, jego jednostkach administracyjnych, o programie studiów, o dydaktykach, jak oceniają własne kompetencje zawodowe, jak sobie radzą na rynku pracy, czy planują dalsze kształcenie itp.

W bieżącej pracy wykorzystywane są narzędzia Google m.in. do opracowywania statystyk (udostępniany jest link do pliku, który każdy aktualizuje stosownie do posiadanych informacji, dzięki czemu nie trzeba ręcznie zbierać danych i następnie ich organizować w pliki czy tabele), do prowadzenia ewidencji poczty (przychodzącej i wychodzącej), do monitorowania jakości (system ankiet), do udostępniania materiałów (np. na posiedzenia Komisji, Rady Wydziału), do prowadzenia zapisów na wydarzenia niestandardowe (wykłady gościnne, tygodnie międzynarodowe i inne), do ustalania sesji (grafik jest udostępniany na stronie w formie do odczytu i automatycznie aktualizuje się w przypadku wprowadzania jakichkolwiek danych przez dziekanat). Bywa i tak, że konieczne jest przygotowanie prostej grafiki czy plakatu – w tym celu wykorzystywany jest darmowy odpowiednik Photoshopa – GIMP.

Są to proste z pozoru udogodnienia, za którymi kryje się jednak pomysł, a przede wszystkim chęć wykorzystania, no i umiejętność wdrożenia. Za tę ostatnią w dużej mierze odpowiada wicekierowniczka dziekanatu – mgr Karolina Borys – która jest pasjonatką informatyki i potrafi te wszystkie narzędzia dostosować do potrzeb dziekanatu, a nawet napisać jakiś skrypt, który np. porządkuje zapisy na dodatkowe zajęcia, tworzy listy oczekujących, zarządza wolnymi miejscami i robi inne potrzebne rzeczy. A my póki co umiemy robić infografiki i obrazki w Canvie.

(Visited 263 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
prof. nadzw. dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, pracownik Katedry Studiów Politycznych, Kolegium Ekonomiczno-Społecznego SGH