Przygotowując się do wrześniowo-październikowo-listopadowego szczytu aktywnie poszukujemy rozwiązań, które potencjalnie mogłyby usprawnić pracę Dziekanatu Studium Magisterskiego, spowodować, że załatwianie spraw w DSM będzie szybsze i przyjemniejsze dla studentów a tym samym nasza praca będzie łatwiejsza i mniej stresująca.

Pośród kilku interesujących pomysłów (pewnie napiszemy o nich w przyszłości) naszą szczególną uwagę zwrócił, wdrożony w 2014 roku na Wydziale Filologicznym Uniwersytetu Łódzkiego, system zarządzania kolejką, tzw. biletomat. Mimo, że nasze pierwsze skojarzenia nie były najlepsze (poczta? urząd?) postanowiliśmy bliżej przyjrzeć się temu rozwiązaniu, porozmawiać o korzyściach, problemach, sprawdzić jak system sprawdza się w dziekanacie. W tym celu, razem z Dziekan Katarzyną Górak-Sosnowską oraz Katarzyną Kłopotowską z DSM, odwiedziliśmy Wydział Filologiczny UŁ, który od 3 lat mieści się w nowoczesnym budynku przy ulicy Pomorskiej 171/173 w Łodzi.

Na filologii studiuje ok. 4500 osób – zdecydowanie mniej niż na studiach II stopnia w SGH. Dziekanat podzielony jest na 2 jednostki: Centrum Obsługi Studenta oraz Biuro Dziekanatu. W organizacji pracy dziekanatu znaleźliśmy wiele analogii do DSM. Podobnie jak u nas, każdy ze studentów przypisany jest do odpowiedniczki naszej „asystentki toku”. Obsługą studentów w dziekanacie zajmuje się 8 osób. Każda z pań opiekuje się ok. 500-600 studentami (u nas te liczby są zdecydowanie wyższe). Podobnie jak w SGH – jeden dzień pracy dziekanatu jest przeznaczony w całości na pracę wewnętrzną. Na filologii jest to poniedziałek. Każdego innego dnia studenci są przyjmowani w godzinach otwarcia – chciałoby się napisać „okienek” – jednak na UŁ okienek nie ma. Jest open-space z 8 stanowiskami. Przed wejściem do dziekanatu zainstalowany jest „kolejkomat”. Każdy ze studentów chcących wejść do dziekanatu bierze numerek, dowiaduje się, ilu jest oczekujących. Czekając na swoją kolej może usiąść wygodnie w pobliżu dziekanatu (jeśli nie musi czekać zbyt długo), lub np. pójść na kawę (jeśli oczekujących jest wielu). Patrząc „z drugiej strony okienka”, panie pracujące w dziekanacie widzą na bieżąco, ile osób czeka do nich jak i do koleżanek obok. Mogą w łatwy sposób rozładowywać kolejkę, przejmując osoby oczekujące do innych stanowisk.

W ten sposób zdecydowanie ograniczono frustrujące kolejki, uciążliwe zarówno dla studentów jak i pracowników dziekanatu. Wprowadzenie tego systemu oczywiście wymagało adaptacji, jednak dziś – z perspektywy 3 lat – jego wdrożenie oceniane jest przez pracowników filologii UŁ bardzo dobrze.

Rozwiązanie jest bardzo skalowalne. Z łatwością można sobie wyobrazić jego rozwój, np. poprzez częściową integrację z Wirtualnym Dziekanatem; pewną pulę wizyt, na które można się zapisać on-line; możliwość rozmieszczenia ekranów informujących o postępach kolejki w różnych miejscach uczelni, gdzie można spędzić czas przyjemniej i produktywniej niż w kolejce przed dziekanatem… A to tylko kilka z szerokiej gamy pomysłów.

Wydział Filologii UŁ był pionierem wdrożenia „biletomatu” wśród polskich uczelni. W jego ślady poszły m.in. Wydział Zarządzania UŁ i Wydział Prawa UŁ, dostosowując system do własnych potrzeb i specyfiki. Może SGH będzie kolejna? Co Państwo o tym sądzą?

P.S. Dziękujemy bardzo Pani prof. dr hab. Joannie Jabłkowskiej, Dziekan Wydziału Filologii UŁ za umożliwienie nam wizyty, oraz pracownikom Wydziału Filologii UŁ: Pani Dorocie Cieślak – Dyrektorowi administracyjnemu, Pani Katarzynie Pawłowskiej – Kierownik dziekanatu, pracownikom dziekanatu oraz Panu Jakubowi Żakowi z IT za miłe przyjęcie oraz wyczerpujące odpowiedzi na nasze pytania.

(Visited 296 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
kierownik Biura Dziekanatu Studium Magisterskiego