Wypisywanie dyplomów i suplementów jest pod wieloma względami procesem szczególnym. Nie tylko przypieczętowuje fakt, że absolwent faktycznie stał się absolwentem i ma na to dowody w postaci dyplomu i suplementu, ale także wymaga niezwykłej staranności, ponieważ jest to dokument, który nasz absolwent dostaje na całe życie.

Z tego ostatniego powodu proces wystawiania dyplomu rozpoczyna się od sprawdzenia po raz ostatni danych studenta w ALBS. Dotyczy to wszystkich informacji, które znajdują się na dyplomie lub w suplemencie: imienia, nazwiska (a zwłaszcza ile imion jest w dowodzie osobistym), miejsca urodzenia, daty urodzenia, kierunku studiów + ewentualnie specjalności, ocen od promotora i recenzenta, oceny na dyplomie, numeru dyplomu i daty obrony. Niby można założyć, że wszystkie dane są poprawne, skoro ktoś kiedyś je wprowadzał, ale dyplom i suplement to zbyt istotne dokumenty, aby nie rzucić okiem na poprawność po raz ostatni. Jedna z dziekanatowych plotek głosi, że pewien student z Chin został zrekrutowany na odwrót, czyli przez całe studia jego imię było nazwiskiem. Dopiero na etapie wypisywania dyplomów i ostatecznej weryfikacji okazało się, że nazwisko to imię, a imię to nazwisko. A jest to o tyle ważne, że na dyplomie napisane jest jednoznacznie, że najpierw zapisane jest imię lub imiona, a potem nazwisko… Inne zagwozdki z tej kategorii obejmują imiona i nazwiska cudzoziemców pochodzących z państw o językach urzędowych zapisywanych inaczej niż łacinką, które niekiedy różnią się w zależności od tego, jaki weźmiemy dokument – raz może być Mohamed, innym razem Muhammad – i którą wersję wybrać na dyplom?

Sprawdzone ostatecznie dane importowane są do EKD, czyli Elektronicznej Księgi Dyplomów. O ile zazwyczaj cieszę się, gdy nasi studenci mogą pochwalić się bogatym programem studiów, licznymi specjalnościami, wyjazdami zagranicznymi i dodatkowymi kwalifikacjami, w przypadku EKD obowiązuje zasada: im mniej tym lepiej. W wersji minimalnej wypisanie niezbędnych dokumentów ogranicza się do trzech plików: z dyplomem po polsku, z suplementem oraz suplementem do akt. W wersji maksymalnej wypisujemy dodatkowo dyplom i suplement po angielsku. Jednak najbardziej pracochłonne jest wpisanie oddelegowania studenta zagranicę. Trzeba bowiem w odpowiednim polu wpisać (ręcznie) nazwę uczelni, kraj, to, czy jest to publiczna czy niepubliczna uczelnia akademicka (a informację tę musimy samodzielnie znaleźć), semestr i rok oddelegowania oraz język wykładowy (pamiętając, że polski musi być wskazany jako pierwszy, o ile absolwentem nie jest student studiów w języku angielskim). Jeżeli absolwent prosi o wymienienie dodatkowych osiągnięć, trzeba otworzyć i wypełnić nowe pole, a jeżeli prosi o dyplom po angielsku – nierzadko trzeba to także przetłumaczyć.

Przed wysłaniem do drukarni plików następuje czas na ich ostateczne sprawdzenie. Plik z informacjami do dyplomu prezentuje się mało okazale w Wordzie. Natomiast znacznie więcej uwagi trzeba poświęcić suplementom, które każdorazowo wymagają dopieszczenia w edytorze, ponieważ niektóre ich części składowe generują się automatycznie i nie do końca ładnie z edytorskiego punktu widzenia. Nigdy nie przypuszczałam, że kilkunastoletnie doświadczenie redakcyjne przyda mi się akurat w edytowaniu studenckich suplementów, ale życie płata różne figle.

Na kolejnym etapie dyplomy i suplementy przekazywane są do pracowni kserograficznej, a tam drukowane – dyplomy na specjalnych arkuszach, a suplementy na zwykłych kartach A4. Następnie suplementy trzeba zanitować i opieczętować (3 pieczątki – 2x urzędowa + imienna Pani Dziekan x 2 suplementy (1 dla studenta i 1 do akt) + ew. suplement w języku obcym). Na dyplomach należy nakleić zdjęcia i również je opieczętować (3 pieczątki – 2x urzędowa + data na 1 oryginał + 2 odpisy (w tym do akt) + ew. odpis w języku obcym). Innymi słowy wypuszczenie jednego absolwenta oznacza konieczność naklejenia od 4 do 5 zdjęć i przystawienia od 15 do 19 pieczątek. Obie prace plastyczne wymagają dużej staranności. Zdajemy sobie sprawę z tego, że dla nas jest to jeden z kilku tysięcy dyplomów, czy suplementów, a dla właściciela – dokument ważny na całe życie i niejednokrotnie zwieńczenie i zakończenie edukacji.

Następnie drogi dyplomów i suplementów rozdzielają się. Te pierwsze wędrują piętro wyżej, do rektoratu i czekają na podpis Rektora. Drugie zaś zostają w DSM i czekają na podpis Pani Dziekan. A potem można je odebrać z dziekanatu od swojej asystentki toku. Warto jednak przedtem upewnić się, czy zostały przygotowane.

(Visited 262 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
prof. nadzw. dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, pracownik Katedry Studiów Politycznych, Kolegium Ekonomiczno-Społecznego SGH