Korzystając z gościnnych blogowych progów Pani Dziekan, chciałabym podzielić się z Wami kilkoma wskazówkami na temat pisania podań. To, wbrew pozorom, wcale nie taka łatwa sztuka. A warto ją opanować, bo zawsze może się przydać: jak nie na SGH, to w styczności z jakimiś innymi organami administracji, a nawet i w pracy – gdy np. od członków zarządu będziemy potrzebować decyzji, i to najlepiej po naszej myśli. Wszelkie tego typu prośby rozpatrywane są zazwyczaj według podobnego schematu. I tak sobie pomyślałam, że może podzielę się z Wami moimi doświadczeniami (z SGH, z korpo, czy chociażby z Facebooka, gdzie w licznych prywatnych wiadomościach licznym załamanym beznadzieją swej sytuacji studentom pomagałam sklecić coś, co miało choć minimalną szansę powodzenia). Nie chodzi o kwestie formalne, ale o sedno sprawy: jak napisać podanie, aby zwiększyć szanse na ››sakramentalne „tak”‹‹? 😉 Nie twierdzę, że posiadłam Mądrość Absolutną – ale może ten wpis zainspiruje Was do czegoś, albo pozwoli spojrzeć na relację wnioskodawca – decydent z nieco innej perspektywy?

Zapnijcie pasy, bo czasem – jak już zacznę pisać – to nie mogę się odkleić od klawiatury 🙂


Przepis na podanie

W dużym skrócie – mój przepis na dobre podanie wygląda tak, jak na obrazku.

Pisanie podania – czy jakiekolwiek inne formalne wnioskowanie o cokolwiek – nie jest sztuką żebrania czy emocjonalnego szantażu. Ja traktuję to jako okazję, aby decydent czuł się dobrze z przekonaniem, że podjął słuszną decyzję. Że komuś pomógł, że spełnił swoją misję (okej, mini-misję). Że nie będzie miał później kłopotów w związku z odpowiedzią „TAK”, przyjmie nasze argumenty za swoje i się sam nimi obroni (w razie gdyby ktoś go o tę decyzję atakował), a z drugiej strony – że poczuje się mało komfortowo z odpowiedzią „NIE”. A wszystko to w atmosferze merytorycznej i spokojnej komunikacji jednego profesjonalisty (mnie) do drugiego profesjonalisty (Dziekana) – zamiast płaczliwych wyjaśnień rodem z podstawówki, jak to „proszę pani, bo ja chcę jeszcze raz napisać to dyktando, bo Stasiek z tyłu kopał mnie w krzesło i się poprzednim razem nie mogłam skupić!”.

Tu następuje koniec posta zasadniczego 😉 A chętnych zapraszam do dalszej lektury.


A zatem, jak by się do tego zabrać…? Ja to robię w kilku krokach.


1. Jestem pro

Brzmi to trochę jak kiepska mantra, ale naprawdę działa. Zaczynam od właściwego nastawienia. Mam sprawę do załatwienia, nie wszystko zależy ode mnie, więc pochylmy się nad nią wspólnie: decydent i ja. Nie wchodzę nawet w rolę studenta, czy – jeszcze gorzej – uczniaka, albo kota ze Shreka. Nie żebrzę o łaskę, nie rzucam na ślepo emocjonalnymi granatami. Jestem profesjonalistą, spokojnym, życzliwym, rozsądnym. Po drugiej stronie też jest profesjonalista, a pomiędzy nami leży sprawa, którą wspólnie załatwimy. Mam swoje argumenty i ich użyję. Jak angielski dżentelmen (…angielska gentlewoman?). Uprzejmie, miło, ale w punkt. Jestem zaradna, a nie pyskato roszczeniowa. Nie wymuszam – dążę do sytuacji win-win. Zależy mi, aby pozytywna decyzja była też na rękę decydentowi, a przynajmniej mu nie szkodziła.

Czego nie robię? [FB]: „Hej, ludzie, czy komuś udało się złożyć podanie o (…) i dostać zgodę? Jeśli tak to plis napiszcie na priv, co napisaliście, że zadziałało!” / „Hej ludzie, czy ktoś ma wzór podania o (…)?” (napiszę dokładnie to samo, to też na pewno zadziała). Taaak…


2. Wiem, o co proszę

Wydaje się oczywiste – ale warto swoją prośbę wyartykułować i zapisać. („Zwracam się z uprzejmą prośbą o …”). To pierwsze, kluczowe zdanie, dam je w podaniu boldem, żeby adresat od razu wiedział, o co chodzi. Przeczytam je jeszcze trzy razy – czy na pewno jest precyzyjne i dokładnie odzwierciedla to, czego chcę. Jeśli coś przedłużam – to o ile. Jeśli coś zmieniam – to z czego, na co, od kiedy/do kiedy. Pełen konkret.

Czego nie robię? Uczestniczyłam kiedyś w ciekawej dyskusji na jednym z forów na Facebooku. Padło pytanie o możliwość „przełożenia terminu obrony do przodu”. Zrobiłam mini-eksperyment i zapytałam cztery osoby, jak one rozumieją „przełożenie czegoś o miesiąc do przodu”. Dwie z nich powiedziały: „to przecież oczywiste – do przodu, to tak jak biegnie czas – czyli o miesiąc później”. Dwie inne z kolei powiedziały: „to przecież oczywiste – do przodu, to znaczy że prędzej, szybciej – czyli o miesiąc wcześniej”… Twórca podania o „przełożenie terminu do przodu” mógłby się zdziwić efektem pozytywnego rozpatrzenia podania 😉


3. Zbieram argumenty

Absolutnie kluczowa sprawa. Dlaczego decydent ma się zgodzić? Co przemawia na moją korzyść – może wprost Regulamin studiów (ten z 2015 r., a nie staroć z 2012!)? A może są inne logiczne argumenty, które przemawiają za moją sprawą? Jak sama siebie bym przekonała, że mam rację, że nie ma lepszej decyzji niż zgoda…?

Regulamin studiów. Od niego zaczynam, to może być mój najważniejszy sojusznik w sprawie. Przełamuję niechęć do tekstów prawniczych, paragrafów itd. Przeglądam go – jest krótki i dość elastyczny, więc może coś tam znajdę…? Jeśli znajdę – koniecznie powołuję się w treści podania. Paragraf (par.), ustęp (ust.) – konkretne namiary.

Zwróćcie uwagę na subtelności językowe zapisów Regulaminu. Często można wyczytać między wierszami, jak bardzo trzeba się starać (i czy w ogóle :)).

Podam taki teoretyczny przykład, jak różnego kalibru argumentacja może być potrzebna:

  1. Studentom ostatniego semestru Dziekan wydaje złote legitymacje studenckie.
  2. Na wniosek studenta ostatniego semestru, Dziekan wydaje złotą legitymację studencką.
  3. Na wniosek studenta ostatniego semestru, Dziekan może wydać złotą legitymację studencką.
  4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na pisemny, umotywowany i udokumentowany wniosek studenta ostatniego semestru, Dziekan może wydać złotą legitymację studencką. Do wniosku o wydanie złotej legitymacji student załącza zaświadczenie lekarskie o braku alergii na złoto.

.

Co jeszcze przemawia na moją korzyść? Czy jestem w stanie przekonać mojego własnego wewnętrznego krytyka, ze to sensowny argument, a nie słabizna? Czy umiem wyłożyć swoje racje, merytorycznie, celnie, profesjonalnie? Dlaczego mam rację – serio-serio, dlaczego mi się należy to o co proszę?

Zbieram argumenty, odrzucam te słabe, dopisuję to, co mi przyjdzie do głowy podczas „etapu bamboszowego” 😉 (patrz: pkt 5). Szanuję czas czytelnika (niemożliwe?, a jednak: czasem umiem ;))). Nie boję się wypunktowań, boldów, może nawet tabelki. Mój komunikat ma być czytelny i krótki. Jestem już prawie magistrem, nie mogę wysławiać się jak kiepski piątoklasista.

Czego nie robię? Prośbę swą motywuję tym, że o zaistniałym zdarzeniu dowiedziałam się pod koniec listopada, przy czym informacja ta przyszła do mnie na maila w pierwszej połowie listopada, niemniej jednak z powodu kłopotów ze skrzynką odczytałam ją dopiero pod koniec listopada, ponieważ nie działało przekierowanie mailowe, o czym dowiedziałam się dopiero wtedy, gdy wysłałam testowego maila, co spowodowało, że termin ten wypadł zaledwie na tydzień przed terminem drugiego egzaminu, o którym wykładowca powiadomił nas co prawda w październiku, ale później zmienił ten termin ponieważ wyjeżdżał na konferencję (…)” – WHAT?!


4. Zbieram konsekwencje

Przechodzimy do sprawy prawie najważniejszej (napięcie rośnie :)).

Nie zawsze piszę to w podaniu (bo nie zawsze ma to sens), ale ZAWSZE zastanawiam się nad dwoma zdaniami:

  • „Pozytywne rozpatrzenie sprawy pozwoli mi na…” – na co? Czy skutek decyzji na „TAK” jest pożądany i sensowny, czy stanowi argument warty odnotowania?
  • „W przeciwnym wypadku…” – co? Co oznacza decyzja na „NIE”? Czy oznacza stan, którego lepiej uniknąć?

Szukając konsekwencji decyzji na „TAK” i na „NIE”, idę drogą logicznej dedukcji, a nie podstępnej manipulacji. Jeśli ma to sens, warto wyłożyć decydentowi konsekwencje jego decyzji (a niech wie!).

Jak mogłabym napisać?

  • Na podaniu o wcześniejszy termin obrony magisterki mogłabym napisać: „Pozytywna decyzja Pani Dziekan umożliwi mi udział w rekrutacji na studia doktoranckie, rozpoczynające się w roku akademickim 2017/18. W przeciwnym wypadku będę mogła wziąć udział dopiero w rekrutacji na rok 2018/19, co oznacza rok przerwy w edukacji, czego bardzo chciałabym uniknąć.
  • Na wniosku do zarządu firmy, dotyczącym zgody na przeprowadzenie projektu X, mogłabym podsumować to tak:
Scenariusz Udział w rynku Zmiana kosztów
(tys. zł)
Zmiana przychodów
(tys. zł)
Zmiana netto
(tys. zł)
Zgoda +3-5 p.proc. +10 +35 +25
Brak zgody bez zmian -2 -4 -2

.

Czego uniknę? Być może taka „samokontrola” pozwoli na znalezienie słabych punktów i przemyślenie argumentacji? Choćby to: „Zgoda na zmianę wykładowcy przedmiotu X z prof. dr. hab. A (234567-0001) na dr. hab. B (234567-0002) pozwoli mi na…” (yyy… na co…? Na „łatwiejsze zaliczenie przedmiotu”…? Podczas gdy moi koledzy, którzy się do doktora B nie dostali, uczciwie siedzą u A i ciężko pracują na swoją ocenę…? Słabo…). „W przeciwnym wypadku…” (yyy… co? „Będę musiała spędzić więcej czasu na naukę do trudniejszego egzaminu”…? Ha, ha…) Chyba muszę przemyśleć argumenty, bo mój wewnętrzny krytyk śmieje mi się w nos z takiego obrotu sprawy.

Kombinuję, piszę – mam już draft podania. I teraz…


6. Wchodzę w buty decydenta

Najważniejsze. Moje ulubione 🙂 I chyba sama istota sprawy. Niektórzy robią test białej rękawiczki, ja – test kapcia 😉 Czyli w języku lengłydż: I walk a mile in their shoes. Na moment zamieniam się w adresata mojej prośby. Trzymam w ręku podanie i wyobrażam sobie……


Jest listopadowy wieczór. Czwartek, dochodzi 20:00. Za oknami nieprzyjemna mżawka, wieje jak diabli. Ciemno, zimno, ciśnienie 980 hPa i spada. SGH już niemalże opustoszało, światła wygaszone, jest cicho i sennie, tylko stukot moich obcasów odbija się echem po korytarzu. Idę w kierunku DSM, choć myślami w zasadzie jestem gdzie indziej. Już noc, a jutro bladym świtem jadę na konferencję. Czyli powinnam o tej porze być w domu, prasować koszulę (chyba wezmę tę błękitną, hmm) i pakować walizkę, pociąg o 5:57 rano, jak żyć. A, jeszcze ten przedostatni slajd był do uzupełnienia, bo mam stare dane, muszę to sobie gdzieś zapisać, bo zapomnę! Koniecznie zmienić. Ale przecież podania studenckie same się nie rozpatrzą… A w poniedziałek znowu zaczynam od spotkania rano, a potem biegnę do M, siedzę tam do końca dnia i znów nie będzie kiedy… To może jeszcze choć trochę obrobię ten stos, który piętrzy się u mnie na biurku. Ech.

Wchodzę do gabinetu, wylewam resztkę niedopitej, zimnej herbaty. Siadam. Głęboki oddech – jedziemy. Biorę pierwsze z wierzchu podanie. Marta Ka – nie znam. Czego ona chce…?


PIERWSZE WRAŻENIE – ! Jesteśmy tylko ludźmi. Choć silimy się na stuprocentowy obiektywizm, pewnych naturalnych mechanizmów nie przeskoczymy. Już pierwszy rzut oka wystarczy, aby – choćby i podświadomie – ustosunkować się do sprawy. Patrzę więc na moje podanie tak, jakbym widziała je pierwszy raz w życiu.

  • Czy nie ma plam po maśle i kawie? Oślich rogów?
  • Czy nie ma błędu w nazwie uczelni (auć), jednostki uczelni/stanowiska (auć!), nazwisku adresata (AUĆ!), jego stopniu naukowym (AUĆ!!!!)?
  • Czy podanie jest eleganckie? Ma ładny układ, jest przejrzyste, spójne? Czy nie jest tak, że jeden akapit jest napisany Arialem 12, z tabulacją i wyjustowany, a zaraz za nim wyrównany do lewej Times New Roman 10? (Dla spokoju sumienia upewniam się też, że nie ma żadnych szewców, wdów, sierot czy bękartów… Aha, a skrót „dr” pisze się bez kropki… …ale – dla rodzaju męskiego –  tylko w mianowniku! Ha!);
  • Czy jest podpisane?
  • Czy jest krótkie? Nie tak, jak ten wpis 😉 Naprawdę, MUSI być krótkie. To ten sam efekt, gdy wykładowca podaje zalecaną lekturę, a Wy idziecie do biblioteki zobaczyć co to – widzicie 1000-stronicowe tomiszcze i jęczycie „O Boże…”. Na pewno wolelibyście zamiast tego czytelne slajdy na Niezbędniku, wypunktowania, tabelki. Taka sama reakcja jest na długie podanie. Z tą różnicą, że Wy książki możecie nie doczytać, a Dziekan odpowiada za uwzględnienie wszelkich okoliczności. Jeśli na piętnastu stronach podania gdzieś coś między wierszami jest przemycone – to Dziekan może mieć z tego powodu nieprzyjemności. Dlatego decydent na pewno bardzo doceni krótkie, celne, dobrze ustrukturyzowane podania. Jeśli może to szybko przeczytać i mieć pewność, że wyłapał wszystkie okoliczności – to idzie na plus. Jeśli natomiast dostanie osiem stron prozy przeplatanych trzynastozgłoskowcem – to co ma odpisać…?

“Wielkieś mi uczyniła pustki w domu moim,

Moja droga studentko, tym podaniem swoim!

Kufry swe miast pakować na podróż o świcie,

Wierszem rozwikłuję intencję, co skrycie

Myśli twe zaposiadłszy, o decyzję woła…”

Serio….?


TREŚĆ – ! Nadal patrzę więc na moje podanie tak, jakbym widziała je pierwszy raz w życiu. Teraz je czytam. Sprawdzam:

  • czy jestem w stanie w 15 sekund zapoznać się i „wchłonąć” wymagane informacje? Czy po pierwszym przeczytaniu rozumiem od razu o co chodzi, co zaszło, dlaczego tak itd.?
  • czy nie brakuje informacji istotnych lub uciążliwych drobiazgów (student-leń nie wpisał sygnatury, nie podał nawet numeru indeksu – Asystentka Toku musiała szukać i dopisywać wszystko – słabo!);
  • czy jest porządek w załącznikach (przyda się ich lista, w punktach, nawet jeśli jest tylko jeden załącznik);
  • czy adresat nie zahaczy się na jakimś błędzie, próbie wmanipulowania go w coś, czy pomyłce, o której można opowiadać anegdoty (słynny już tekst o studencie, który się nie wstawił na egzamin);
  • etc.

Każda decyzja podejmowana jest przez człowieka – jednego, kilku, setki. I prawdopodobnie nie robią tego tylko i wyłącznie z pasji i dla fanu, ale są ograniczeni przez różne okoliczności zewnętrzne. Mało tego – są kontrolowani przez różnych, mniej lub bardziej dociekliwych, audytorów. Naszym zadaniem jest zbudowanie takiej “otoczki”, żeby decydent czuł się komfortowo z odpowiedzią “TAK” (i lekko niekomfortowo z odpowiedzią “NIE”).


I teraz najważniejsze: wchodzimy ponownie w buty decydenta, który już otwiera pióro, aby dać swój komentarz… Wtedy (prawdopodobnie :)) myśli on scenariuszowo:


CO JEŚLI POWIEM „TAK”?

Czy mogę mieć kłopoty? Załóżmy, że przyjdzie kontrola i zapyta – „dlaczego taka właśnie decyzja” – co odpowiem? Czy skutecznie się obronię? Czy te argumenty z podania mogłabym sama uznać jako skutecznie broniące mnie samą? Najchętniej wzięłabym podanie do ręki i powiedziała: „Bo, proszę pana audytora, mam mocne argumenty:” – ciach, ciach, ciach, czytam z tego pięknego podania i czuję, że nikt tego nie podważy, a ja urosłam trzy centymetry. Win-win.

…a może to jednak słabe argumenty, i audytor powie: „No błagam, TO ma być argument? A jak pani zgoda ma się do tego, że …”? – i tu szukamy słabych punktów – za co można by się przyczepić do Dziekana? Np. audytor ciągnie dalej: „A co z innymi studentami, którzy nie dostali się do B i pokornie chodzą do A? Mieli przecież jasny komunikat, że dziekanat nie uznaje takich podań – dlaczego akurat TO podanie pani uznała? Czy to sprawiedliwe w stosunku do innych studentów? Co w tym akurat przypadku jest takiego wyjątkowego?!” (no właśnie – co? umiecie odeprzeć ten zarzut…? Jeśli tak – to wplećcie sprytnie ten aspekt do podania). Albo „A jak to się ma zapisu regulaminu, że …” (no właśnie – czego mogą się czepić? i jak odbić taką piłeczkę?).


CO JEŚLI POWIEM „NIE”?

Czy mogę mieć kłopoty? Załóżmy, że przyjdzie kontrola i zapyta – „dlaczego taka właśnie decyzja” – co odpowiem? Czy skutecznie się obronię? Audytor mówi: „Student rzucił pięcioma trafnymi argumentami, napisał że jak się Pani nie zgodzi na wcześniejszą obronę to straci rok z życiorysu – i dlaczego Pani do tego dopuściła? Przecież dobro studenta (…)!” Nikt nie chce takich dyskusji, więc nikt nie powie „NIE”, jeśli ryzykuje. Ale jeśli w łatwy sposób można taką odmowę uzasadnić, to warto taką sprawę raz jeszcze przemyśleć i wrócić do początków tworzenia struktury argumentacji do podania.


Czyli trzeba tak napisać podanie, aby odpowiedź „TAK” była bezpieczna i sprawiedliwa, jedynie słuszna i łatwa do obrony. A odpowiedź „NIE” odwrotnie. Jest to nieco pokrętne ćwiczenie intelektualne – pewna próba atakowania osoby, która przyznała nam rację, i szukania argumentów obronnych na taki atak. Ale to podejście szybko wchodzi w krew i z czasem dość automatycznie testujemy siłę własnych argumentów mocą potencjalnego ataku na decydenta.

Kluczem do sukcesu jest spojrzenie na swoją sprawę z perspektywy tej drugiej osoby i ograniczeń, w które jest uwikłana (każdy przecież w jakieś jest…). Odrobina empatii naprawdę wiele może ułatwić 🙂

(Visited 1 154 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
doktorantka w Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie SGH, lecz wciąż jeszcze także entuzjastka DSM 🙂