http://montessoriadmins.org/2014/05/checking-work-email-too-much/

Nie tak dawno temu rozmawiałam dr hab. Bartoszem Witkowskim, Dziekanem Studium Licencjackiego, na temat jego skrzynki mailowej. Od początku września zaobserwował bowiem wzmożoną – i chyba dotąd niespotykaną – liczbę maili od studentów w najprzeróżniejszych sprawach. Zafrapowany zapytał mnie, czy takie zjawisko również obserwuję, i co robię z tymi wszystkimi mailami.

Zjawisko owszem obserwuję, aczkolwiek w mniejszej skali, bo jestem jednym z czterech prodziekanów – przypada mi zatem najpewniej statystycznie ćwierć urobku prodziekańskiego, który najpewniej jest nieporównywalny do tego, co otrzymuje Dziekan. Na maile staram się odpowiadać regularnie, często w ciągu doby, czasami kilku dni – zależnie od tego, jaki jest kaliber sprawy.

Odpisując na maile kieruję się kilkoma zasadami – spisuję je poniżej w celach instrumentalnych. Umniejszy to mi być może korespondencji, a zarazem zwiększy jej efektywność. Często bowiem rozbijam się o szczegóły, ale zdarza się, że i o pryncypia. Odpisuję zresztą dosyć krótko. Najczęściej są to mniej lub bardziej rozbudowane wariacje dwóch poniższych odpowiedzi:

  • „Jaką radę uzyskał(a) Pan(i) od swojej Asystentki toku?”: dosyć często okazuje się, że żadnej – i jest to w zasadzie logiczne, bo w większość przypadków Asystentki toku z pewnością udzieliłyby wystarczającej odpowiedzi. Warto zatem zacząć najpierw właśnie od Asystentki toku. Może być i tak, że nie otrzymają Państwo informacji zwrotnej w stosownym czasie – wówczas proszę o kopię maila do mnie. Będę wiedziała, że podjęli Państwo próbę.
  • „Proszę złożyć stosowne podanie”: nie podejmuję decyzji drogą mailową. Od tego są właśnie podania, które należy złożyć do Dziekanatu. Dodam, że nie prowadzę działalności doradczej z zakresu jak napisać podanie, aby uzyskać oczekiwaną decyzję. Podanie należy napisać tak, aby odzwierciedlało stan faktyczny i możliwie je udokumentować.

Przy okazji muszę dodać, że źle reaguję na flooding – nie ma sensu pisać do mnie codziennie (albo i częściej) maila licząc na to, że w ten sposób zostanę bardziej zmotywowana do odpowiedzi. Często odnosi to odwrotny skutek. Nie ma również sensu – z tego samego powodu – komunikować się ze mną równolegle na różnych frontach. Ja wiem, że posiadam kilka adresów mailowych, konta na portalach społecznościowych, a także telefon, a nawet adres zamieszkania, ale na sprawy studenckie reaguję z poczty SGH, którą naprawdę regularnie sprawdzam.

PS: Gdy autoryzowałam u Dziekana Witkowskiego początek niniejszego wpisu nazwał to, co opisałam poniżej algorytmem, co – jako humanistce – wydało mi się na swój sposób urocze. Jeszcze istotniejsze jest jednak to, że podobny algorytm już wkrótce pojawi się na stronach DSL. A Dziekan Witkowski obiecał gościnnie pojawić się na naszym blogu – jak tylko ogarnie swoją część okresu „Strum und Drang”…

(Visited 378 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
prof. nadzw. dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, pracownik Katedry Studiów Politycznych, Kolegium Ekonomiczno-Społecznego SGH