Mam nadzieję, że ten wpis da Państwu odpowiedź na niejedno pytanie kierowane do nas najróżniejszymi kanałami i z najprzeróżniejszą częstotliwością. Zawiera się ono w tytułowej kwestii, którą podejmują Państwo na różne sposoby:

  • Można na przykład wysłać mail tego samego dnia, w którym złożyło się podanie i zapytać, czy zostało rozpatrzone.
  • Można włożyć podanie do skrzynki dnia poprzedniego (najlepiej w weekend) i już pogonić mailem rano dnia następnego.
  • Można napisać dwa maile dzień po dniu – skoro na pierwszy nie ma odpowiedzi, to może będzie na drugi, w końcu nie wiadomo, jak posortowała sobie maile asystentka toku i według jakiego klucza na nie odpowiada.
  • Można też napisać do kilku osób jednocześnie – a nuż któraś odpowie.

Zgadzam się, że wybrałam przykłady drastyczne (pominę sposób zwracania się z pytaniem o brak odpowiedzi), ale chciałabym pytającym zwrócić uwagę na dwie kwestie:

Po pierwsze, nasze możliwości odpowiadania ograniczają moce przerobowe. Państwa jest łącznie około 9.300, pracowników biura DSM – 16. Wynika z tego, że na jedną osobę przypada ponad 580 studentów nie licząc wykładowców, którzy chcieliby zasięgnąć informacji, absolwentów oraz różnych innych interesantów z zewnątrz. Odliczając kierownictwo DSM i sekretarkę zostaje ponad 600 studentów na osobę.

Przekładając to na liczby wymierne oznacza to około 20-30 podań dziennie + cała ich obsługa, kilkadziesiąt maili do odpowiedzenia (z tego co mówiły mi asystentki od 40 do 60), niekończące się telefony oraz całą masę dokumentacji związanej z przebiegiem studiów. Ja mierzę liczbę podpisywanych podań na naboje w piórze – średnio co drugi-trzeci dzień zmieniam kolor atramentu, jakim podpisuję podania, a naprawdę nie piszę elaboratów ani nie stawiam kleksów. Po prostu tyle tego jest.

Po drugie i ważniejsze – bo na to pierwsze mogą Państwo orzec, że moce przerobowe to nasz problem – czas odpowiedzi na Państwa podania jest uregulowany przez Kodeks Postępowania Administracyjnego. Zacytuję stosowny fragment art. 35:

§1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
§2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Oba paragrafy nakazują nam bezzwłoczne działanie, jednak dotyczy to spraw, w których wszystkie dane są ustalone – na przykład wydania zaświadczenia o statusie studenta, albo wykazu ocen. I zazwyczaj tak jest, że tego typu dokumenty otrzymują Państwo od ręki – wystarczy przyjść do okienka.

Kolejny paragraf dotyczy spraw wymagających postępowania wyjaśniającego, czyli w naszym wypadku – opisania Państwa podania przez asystentkę toku, przygotowania Państwa teczki, aby było wiadomo, jakie są przesłanki do podjęcia decyzji, zweryfikowania treści podania, czy zgadza się ze stanem faktycznym, etc. Jest to niekiedy żmudna i mrówcza praca i z tego względu mamy na nią trochę czasu, a konkretnie (c.d. art. 35):

§3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Wówczas na rozpatrzenie podania mamy jeden miesiąc, a w trudnych przypadkach – dwa. Nie oznacza to, że z lubością czekamy aż minie 30 lub 31 dni i wówczas wydajemy decyzję. Zazwyczaj robimy to znacznie szybciej – w ciągu kilku dni. Sama bywam w Dziekanacie prawie codziennie i staram się nie wychodzić nie rozpatrzywszy wszystkich podań, które leżą w mojej kompetencji. Często decyzję otrzymują Państwo następnego dnia, a średnia w sprawach nieskomplikowanych to pewnie 3-4 dni, czyli 10 x szybciej niż to, co wynika z Kodeksu.

Reasumując, o ile absolutnie nie mogą się Państwo powstrzymać, proszę dać asystentkom toku kilka dni (a może nawet tydzień?), zanim zaczną Państwo dopytywać się, co dzieje się z Państwa podaniem. Jeżeli w ciągu tygodnia nie uzyskają Państwo odpowiedzi można wówczas dołączyć mnie do korespondencji – oczywiście może się zdarzyć i tak, że Państwa mail przepadnie w czeluściach skrzynki pocztowej wśród kilkudziesięciu innych maili.

Zadając zaś tytułowe pytanie, proszę pamiętać o niniejszym wpisie.

(Visited 713 times, 1 visits today)
The following two tabs change content below.
prof. nadzw. dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, pracownik Katedry Studiów Politycznych, Kolegium Ekonomiczno-Społecznego SGH